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PDCAの「A」は「Adjust」だ!


Web担当者をしていると、嫌というほど言われるPDCA。
planして、doして、checkして、actionしてを繰り返して改善していく・・・
ずっと、actionてpdc全般指しててどういうことかよくわかんない(うまく説明できない)と思ってました。
そんなときに読んだ本がこれ



PDCAについて取り組むべきことが具体的に書かれていてかなり実践向き。
「A」は「Adjust」という文脈がとても腹落ちする内容だったのでご紹介です。

PDCAを簡単に整理すると・・・

Plan:ゴールを決め、課題を考え、KPIを設定し、解決案を考える。
ここでのアウトプット:ゴール(KGI)、課題(KPI)、解決案

Do:解決案を一段具体化したDoを考える。そのKDIを設定し、さらに具体化したTODOに落とし込んで実行する

Check:KGI,KPI,KDIを検証し、できなかった要因とできた要因を絞り込む。
※達成率を図るとともに、その要因分析。

A:検証結果を踏まえ、調整案を考え、次のサイクルにつなげる。
⇒ここがやっぱり具体的にどんなアクションなのかわかりづらかった。
 この本を読んでこの「A」はAdjustだっていうことがとても腹落ちしました。
Adjust(調整)の結果おきることは以下の4つ。

  1. KGIを変える(PDCA全体への影響は特大)
  2. KPIを変える(PDCA全体への影響は大)
  3. 解決案、Do,ToDoを変える
  4. 変更なし

調整案もいくつかでてくるはずで、「インパクト」、「かかる時間」、「気軽さ」の指標から優先順位をつけて適用する。
適用したときは、上のどれかに当てはまるレベルでPDCAの設定し直しを迅速に行う。

この本から学んだ「P」

ゴールを考えるときは、「期日を決める」、「定量化する」、「ゴールをある程度具体的なものにする(イメージがわくようなレベルにする)」というのが大前提。
これらがないと、実行中にブレたり、モチベーションが続かない。
達成したい目標は何なのか?を定める。

以降の手順はこう。

  1. KGIと現状のギャップを考える
  2. ギャップを埋める課題を洗い出す
  3. 課題に対し、「インパクト(効果)」、「要す時間(工数)」、「気軽さ」の観点で優先順位をつけて3つにしぼる
  4. 選んだ課題に対しKPIをつける
  5. KPIを達成するための解決案(課題解決のための方向性)を考える
  6. 解決案に対し、「インパクト(効果)」、「要す時間(工数)」、「気軽さ」の観点で優先順位をつけて3つにしぼる
  7. 重要なKPIに対する解決案からインパクトを重視しながら絞り込む。すぐに実行できるものも残す

「P」の制度を上げるコツ

ゴールと現状を構成する因子の因数分解に強くなること。これはゴールが高いほど必要になる。
因数分解のメリット。

  1. 課題の見落としが防げる
  2. ボトルネックが見えやすい
  3. KPI化しやすい

上記ができると、解決しそうに思えるし、PDCAも早く確実なものが回る。

因数分解するときのポイントはこんな感じ。

  1. 抽象度を上げてから分解する
  2. 5段目まで深堀する(why)
  3. MECEにこだわるのは1段目だけでよい
  4. 分解の仕方に迷ったらプロセスの軸で切る(本の目次はプロセスになっている)
  5. 簡単な課題は「質」×「量」で切る。

あとは習うより慣れろ。

解決案(課題解決のための方向性)を実行するためのDo

解決案がすでにDoできるレベルの場合もあるが、抽象的な場合はDoが複数発生する。
このDoにいつまでに実行するのか期限を設けたものがToDo。
Doを定量化し、進捗率を見えるようにしたものがKDI。

やったら正しく振り返る(Check)

検証対象は以下の3つ。

  • KGIの達成率
  • KPIの達成率
  • KDI(行動計画)の達成率

でも結果が表れるのにはそれぞれかかる時間が異なる。
KGIは月に1回、KPIはKGIを達成するために残された期間から逆算し、週1回で確認する際に、1週間でどの程度進捗する必要があったかと比較して検証を行う。そしてKPIを達成するためのKDIの進捗を確認する。
この本に面白い名言があった。

結果(KPI)はコントロールできなくても行動(KDI)はコントロールできる

いや、ほんとにその通り。
その後、できなかった要因を深ぼる。要因分析「why」5回。

KPIが未達の場合は以下の観点で考える。

  • KDIが未達(行動が伴っていない)
  • Doの不足(行動は合っているが不十分)
  • 想定していない課題があった(課題の洗い出しが不十分)
  • KPIとKDIが連動していない(因果関係が間違っていた)

またこれとは逆に成功した場合も、それが次に活かせる内容なのか確認する。

まとめ



自分の備忘録のためにメモを残しましたが、ほんとに実用的に思えた本でした。
日々PDCAを繰り返してますが、なんとなくやっていた部分が明確になる感覚です。
チェックシートなども内包されているので、似たようなことに関わる方はぜひご一読いただくのがよいと思います。きっと役に立ちます。


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